Antes de buscar códigos, é preciso saber exatamente o que está sendo vendido ou prestado, e documentar essa identificação de forma completa.

Cadastro feito com informação incompleta pode gerar classificação errada, que depois impacta toda a rotina fiscal, e pode causar autuações ou ajustes de tributos.

Nas operações que misturam produto e serviço, cada item precisa ser analisado isoladamente, e a empresa deve guardar a fundamentação da escolha do código.

conforme informação divulgada pelo InfoMoney.

O que conferir antes de pesquisar a NCM e a NBS

Para mercadorias, a busca pelo código só começa depois de identificar o produto em termos técnicos, e não apenas pelo nome comercial usado na venda.

Como explica Jorge Segeti, vice-presidente do Sescon-SP, “é preciso observar características como composição, função, princípio de funcionamento, aplicação, potência, capacidade e forma de apresentação.”

Essas características determinam se dois aparelhos com o mesmo nome comercial exigem, ou não, classificações distintas, e por isso a análise deve ser técnica.

Para embasar a identificação, Vanderlei Goulart, contador e diretor-presidente da Meta Assessoria Empresarial, recomenda reunir documentos como: “ficha técnica; catálogo e manual; fotografias e rótulos, quando aplicáveis; laudos e outros documentos técnicos.”

No caso de serviços, a empresa precisa descrever o objeto contratado, as atividades executadas, a forma de prestação, as responsabilidades das partes, e os resultados entregues, porque o rótulo comercial do serviço não define o enquadramento.

Como pesquisar e confirmar o código NCM para mercadorias

Na busca pela NCM, não basta achar uma descrição parecida, é preciso consultar a nomenclatura vigente no Sistema Classif, da Receita Federal, e analisar regras e notas explicativas.

Segeti recomenda usar as Regras Gerais de Interpretação, as Notas de Seção e de Capítulo, as Notas Explicativas do Sistema Harmonizado, e as Soluções de Consulta já publicadas, porque cada referência tem papel diferente na confirmação do enquadramento.

Na prática, isso exige avançar da descrição comercial para a análise técnica, avaliando se a matéria constitutiva, a função principal, o princípio de funcionamento ou a forma de apresentação têm peso decisório.

Quando houver mais de um código possível, o procedimento correto é verificar as notas aplicáveis e procurar precedentes oficiais, em vez de encerrar a pesquisa ao encontrar a primeira correspondência aparente.

Além disso, a empresa deve registrar como chegou à conclusão, preparando uma memória técnica ou parecer fundamentado, e mantendo junto os documentos usados na análise, como ficha técnica, catálogo, manual, fotografias, e laudos.

Como identificar a NBS correta para serviços

Na classificação de serviços, o ponto de partida é a operação efetivamente realizada, e não o nome do contrato ou da nota fiscal.

Goulart alerta que dois contratos chamados de “consultoria” podem envolver atividades e resultados diferentes, por isso é preciso olhar para o conteúdo da operação e não apenas para o nome comercial.

Segeti lembra que NBS, CNAE e lista de serviços do ISS não são referências equivalentes, porque cada uma atende a uma finalidade própria, e a atividade principal da empresa não define por si só a classificação na NBS.

Para chegar ao enquadramento correto, analise o objeto contratado, as atividades executadas, a forma de prestação, as obrigações das partes, e os resultados previstos, além das regras e Notas Explicativas da própria nomenclatura.

Em contratos complexos, que combinam serviço, licenciamento, cessão de direitos, transferência de tecnologia ou fornecimento de mão de obra, identifique se há operações distintas dentro do mesmo contrato, e evite enquadrar tudo em um único código sem justificativa.

Boas práticas para reduzir riscos fiscais

Documente a escolha do código com uma memória técnica, contendo as características do produto ou serviço, os documentos consultados, as regras aplicadas, e eventuais precedentes administrativos ou soluções de consulta.

Mantenha a pasta com ficha técnica, catálogos, manuais, fotografias, laudos e o parecer que fundamentou o enquadramento, porque essa documentação facilita revisões internas e defesas em fiscalizações.

Quando surgir dúvida, é recomendável buscar entendimento oficial, por meio de Soluções de Consulta, ou orientar-se por pareceres técnicos, em vez de adotar códigos por aproximação.

Com informação completa, pesquisa criteriosa no Sistema Classif e registro das razões da escolha, a empresa reduz a chance de erros na classificação por NCM e NBS, e protege sua rotina fiscal.